ENGLISH:
PRIVACY POLICY FOR EVENT PARTICIPANTS
If you are thinking of subscribing to an event organized by Next Business Exhibitions S.L., hereinafter NEBEXT, this information is of interest to you:
- Who is the data Controller?
| Name: | Next Business Exhibitions S.L. | |
| CIF: | B87396818 | |
| Postal adress: |
|
|
| E-mail: | data@nebext.com |
In the case of AWFT Pass, also:
| Name: | EVENTIZ MEDIA GROUP (EMG) |
| CIF: | FR 00349577908 |
| Postal adress: | 7bis rue du Louvre, 75001 – Paris, France |
| E-mail: | dpo@eventiz.biz |
- When do we collect your personal data?
Through the registration request form: the registration request is made from the event’s website through a registration form to be filled in by the interested party with the requested data, and attaching the required information, if applicable. By completing this form, we also ask for permission to send commercial communications.
Whenever the registration requires payment, the payment process is redirected to a third party which means that NEBEXT will not have access to your bank details, we will only receive confirmation that the payment has been made.
In post-application contacts: if necessary, the registrant may be contacted for additional information or clarification of the information provided in the application.
During the event: during the event you may interact with us and provide us with additional information. We will collect information about your attendance and participation in the event when badging you at the different acts.
Complaints and claims: from the web we provide different channels to contact us to which you can address in case you have any additional questions, complaints or claims, if necessary, we will collect the necessary data to resolve your question or manage your claim.
Signing up for our newsletter: when you sign up to receive our newsletter.
Through Cookies: the web installs cookies that collect information about the browsing. We recommend that you read the cookies policy to have all the information about it.
- Purposes and lawfulness for the processing of your data
The following table shows the purposes for which we may use the personal information you provide to us and we relate them to the lawful bases that allows us to carry out the processing:
| Purposes | Lawful bases |
| Management of the registration, confirm that the registration requirements are met, and keep you informed about news related to the celebration of the event.
|
The performance of a contract to which the data subject is party (art. 6.1.b) GDPR). |
| During the event we will process your data to identify you as a registered participant, enable access to the facilities, as well as the activities included in your registration. | The performance of a contract to which the data subject is party (art. 6.1.b) GDPR). |
| Administrative and accounting management of your registration payment.
|
To comply with our legal obligations (art. 6.1c) GDPR). |
| When the participant registers using an invitation, their data shall be used to verify the Partner who sent the invitation, the use of the invitation and the data of the person who is going to enjoy it (see section Acceptance of the invitation). | Consent given by you (art. 6.1.a) GDPR) |
|
Provide your data to third parties of your interest (see section Use of the badge).
|
Consent given by you (art. 6.1.a) GDPR) |
| In case of having a lawful basis that authorizes us, we will process your data to send you additional information, and our own commercial communications including our newsletter informing you of other similar events organized by us and that may be of your interest.
|
When the requirements of Article 21.1 of Law 34/2002, on Information Society Services and Electronic Commerce (“LSSICE”) for sending electronic commercial communications are met. |
| Consent given for the sending of communications (Article 6.1.a) GDPR). | |
| The satisfaction of legitimate interests (art. 6.1.f) GDPR) | |
| The information shall be processed to comply with our legal and regulatory obligations, as well as to comply with possible judicial resolutions and other decisions determined by the authorities. Including the communication of your personal data to law enforcement agencies, whenever we have suspicions or indications of an action that may constitute a criminal offense. | Comply with our legal obligations (art. 6.1.c) GDPR). |
| Management/resolution of questions, complaints and claims that you may send us and that may be related to our events in general or to the execution of a contract in particular. | Consent given when sending the question (art. 6.1.a) GDPR) |
| The performance of a contract to which the data subject is party (art. 6.1.b) GDPR). | |
| Sending questionnaires and surveys to find out the degree of satisfaction of participants and improve the quality of our events.
|
The satisfaction of legitimate interests (art. 6.1.f) GDPR). |
| Analyse information about our interaction with you to improve our engagement and/or conduct studies and statistics to improve our functionality as a company, our services related to the events we organize, as well as our relationship and experience with participants. | The satisfaction of legitimate interests (art. 6.1.f) GDPR). |
- Capture and use of images during the event
You should know that Nebext, in order to promote the events and activities in which it collaborates, may capture images and/or videos of the participants in the event, this capture can be done by Nebext, directly or through contracted third parties. This data processing shall be done on the basis of legitimate interest. The captures may be published on the Internet, Nebext’s website or the event’s website, on social media pages, magazines and publications.
This activity does not confer any right of remuneration or benefit to the subjects that may occasionally appear in the captures.
- Use of the badge
When the registration is formalized, the participant will be provided with a badge with a QR code. This QR will badge you as a participant and will allow you access to the facilities.
As an additional function, you can use this QR code as a substitute for a business card when visiting a Stand of your interest. Exhibitors that you allow to scan your badge will receive basic information about you, namely: First name, last name, contact details, company you work for and position you hold.
Some of the scheduled events allow attendees who so wish, to provide data to the entities that offer or participate in the event in question, exhibitors, sponsors and/or speakers (hereinafter “Partners”), for this, it is sufficient that the attendee is badged using the QR when accessing the conference. The badging will be voluntary and is not a requirement to access the conference. The Partners to whom you decide to transfer your data may use them to contact you and send you commercial communications.
We remind you that, through the event website, you will be able to access the information related to your badge and update it with the correct data.
- Acceptance of the invitation
Nebext provides its Partners with invitations to the event in which they participate or collaborate. Each Partner will distribute the invitations of their property as they consider, or will provide Nebext with the contact details of the guests so that Nebext will be the one to send them.
The use of the invitation by the person concerned is an acceptance for Nebext to proceed to communicate their personal data to the Partner who owns the invitation.
Particularly, the following information will be transferred: name, surname, contact details, company for which they work, and position they hold. These details will be those that appear on their registration form.
Your data will be used by the Partner who owns the invitation to follow up on the invitations and to carry out reinforcement actions to encourage the use of the invitations.
Nebext is not responsible for the data processing carried out by the Partners, which will be governed by the privacy policies of each of them.
- How long will we keep your personal data?
Your data will be processed during registration process. Once the registration has been confirmed, it will be processed until the end of the event.
The data related to the payment of the registration will be kept for the time necessary to comply with tax obligations.
If we have your authorization to send you communications, we will keep your data until you express your wish to stop receiving these communications or until 3 years have elapsed since your last interaction with us. We remind you that all newsletters and commercial communications have a link that allows you to unsubscribe with a simple click.
In any of the above situations, at the end of these periods, the data will be kept blocked for the legally determined period for the defence against possible claims and to comply with legal obligations that may have arisen
- To which recipients may your data be communicated?
Your personal data shall be processed by Nebext staff. It is only intended to be communicated to public administrations for the fulfilment of legal obligations.
When a participant registers using the invitation code provided by one of our Partners, Nebext will provide this Partner with the data related to the registration.
Your personal data may be transferred to event Partners provided that you expressly authorize this transfer of data.
As explained in the Use of the badge section, when the participant authorizes a Partner to scan the QR code on the badge, Nebext will provide the specific Partner with the basic contact details contained on a business card.
- What are your rights when you provide us your personal data?
If we process your data, you should know that your rights are:
- Right to request access to personal data: you may ask Nebext if it is processing your data and access them.
- Right to request rectification if the data is inaccurate, or complete the data we have incomplete.
- Right to request the erasure of your data.
- Right to request the restriction of its processing.
- Right to object to the processing: Nebext will stop processing personal data, with the exception that they should continue to be processed for reasons provided for in the regulations.
- Right to data portability: in the event that the user wants his data to be processed by another data controller, Nebext will enable the transfer of his data to the new data controller.
- The right not to be subject to a decision based solely on the automated processing of your personal data.
At Nebext we process data on the basis of consent and you should be aware that you have the right to withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of the processing carried out prior to the withdrawal.
To exercise your rights, you should contact us by sending an email to data@nebext.com or in writing to the postal address listed in this document.
Whenever you consider it appropriate, you may lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency https://www.aepd.es/.
Remember that you are responsible for the data you provide us, therefore, your data must be truthful, accurate and must be kept up to date.
- Data of minors
The events organized by Nebext are directed to professionals of legal age. In any case, if parents or legal representatives believe that their children or guardians have sent us personal data, please contact us by sending an email to data@nebext.com.
- How did we collect your data?
If you have registered for an event, the data we shall process will be the data you provided. The applicant must always provide truthful information about themselves and update their personal information as it changes, as we must have their current information.
If you have received an invitation sent by Nebext, you should know that the contact details for this mailing have been provided to Nebext by the Partner who offers you the possibility to use the invitation. This Partner must have previously informed you of this transfer of data.
The individual who provides the data must not include personal data of third parties without having obtained their prior consent and having informed them of this privacy policy, being the user the only responsible for the legality of the data provided.
- International data transfer
We can transfer your personal information to a country outside the European Economic Area (EEA) when your data is transferred to foreign Partners or when the processing is carried out by certain service providers. Such transfers are always done while ensuring adequate protection of personal data through the use of safeguards permitted by law, such as the use of the standard contractual clauses approved by the European Commission.
- Modifications
We will only process your personal data as set out in this document which is in force at the time, we collect your information. In the event that Nebext carries out a modification on the processing of your data we will inform you in a timely manner.
ESPAÑOL:
POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA PARTICIPANTES EN EVENTOS
Si está pensando en suscribirse a un evento organizado por Next Business Exhibitions S.L., en adelante NEBEXT, esta información es de su interés:
- ¿Quién es el Responsable del tratamiento de sus datos?
| Nombre: | Next Business Exhibitions S.L. | |
| CIF: | B87396818 | |
| Dirección postal: |
|
|
| Correo electrónico: | data@nebext.com |
En el caso del AWFT Pass, también:
| Nombre: | EVENTIZ MEDIA GROUP (EMG) |
| CIF: | FR 00349577908 |
| Dirección postal: | 7bis rue du Louvre, 75001 – Paris, France |
| Correo electrónico: | dpo@eventiz.biz |
- ¿En qué momento recogemos sus datos personales?
A través del formulario de solicitud de inscripción: la solicitud de inscripción se realiza desde la página web del evento a través de un formulario de inscripción que debe completar el interesado con los datos solicitados y adjuntar la información requerida si es el caso. Al completar este formulario pedimos también autorización para el envío de comunicaciones comerciales.
Siempre que la inscripción requiera de pago, el proceso de pago está redirigido a un tercero lo que supone que NEBEXT no tendrá acceso a sus datos bancarios, únicamente recibiremos confirmación de que se ha realizado el pago.
En contactos posteriores a la solicitud de inscripción: si es necesario se podrá contactar con el inscrito para solicitar información adicional o alguna aclaración sobre la información facilitada en la solicitud.
Durante el evento: es posible que durante el evento interactúes con nosotros y nos facilites información adicional. Al acreditarte en los diferentes actos recogeremos información sobre tu asistencia y participación en el evento.
Consultas quejas y reclamaciones: desde la web ponemos a disposición diferentes canales para contactar con nosotros a los que puedes dirigirte en caso de tener alguna consulta adicional, queja o reclamación, si se da el caso recopilaremos los datos necesarios para resolver tu consulta o gestionar tu reclamación.
Al registrarte a nuestra newsletter: cuando te registras para recibir nuestra newsletter.
Mediante Cookies: la web instala cookies que recogen información sobre la navegación, le recomendamos que lea la política de cookies para tener toda la información al respecto.
- Finalidades y legitimación para el uso de sus datos
El siguiente cuadro muestra las finalidades para las que podemos usar la información personal que nos proporciona y las ponemos en relación con la base de legitimación que nos permite realizar el tratamiento:
| Finalidad | Base de licitud |
| Gestión de la inscripción efectuada, confirmar que se cumplen los requisitos para la inscripción y mantenerle informado sobre novedades vinculadas a la celebración del evento.
|
La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) RGPD) |
| Durante el evento trataremos sus datos para identificarle como participante inscrito, facilitar el acceso a las instalaciones, así como a las actividades incluidas en su inscripción.
|
La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) RGPD) |
| Gestión administrativa y contable del pago de su inscripción.
|
Cumplir con nuestras obligaciones legales (art. 6.1.c) RGPD) |
| Cuando el participante se registre utilizando una invitación, sus datos se utilizarán para verificar al Expositores que ha enviado la invitación la utilización de la misma y los datos de la persona que va a disfrutarla (ver apartado Aceptación de la invitación).
|
Consentimiento prestado por usted (art 6.1.a) RGPD) |
| Facilitar sus datos a terceros de su interés (ver apartado Uso de la acreditación).
|
Consentimiento prestado por usted (art 6.1.a) RGPD) |
| En caso de contar con una base de licitud que nos autorice, trataremos sus datos para enviarle información adicional y comunicaciones comerciales propias incluida nuestra newsletter informándote de otros eventos similares organizados por nosotros y que puedan ser de su interés.
|
Cuando se cumplan los requisitos del artículo 21.1 de la Ley 34/2002, LSSICE para el envío de comunicaciones comerciales electrónicas. |
| El consentimiento prestado para el envío de comunicaciones (artículo 6.1.a) RGPD) | |
| La satisfacción de intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD) | |
| La información será tratada para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias, así como para cumplir con posibles resoluciones judiciales y otras decisiones determinadas por las autoridades. Incluyendo la comunicación de sus datos personales a las fuerzas y cuerpos de seguridad, siempre que tengamos sospechas o indicios de una actuación que pueda constituir un ilícito/delito penal.
|
Cumplir con nuestras obligaciones legales (art. 6.1.c) RGPD) |
| Gestión/ resolución de consultas quejas y reclamaciones que nos pueda remitir y que pueden estar relacionadas con nuestros eventos en general o con la ejecución de un contrato en particular. | El consentimiento prestado al enviar la consulta (artículo 6.1.a) RGPD) |
| La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) RGPD) | |
| Envío de cuestionarios y encuestas para conocer el grado de satisfacción de los participantes y mejorar la calidad de nuestros eventos.
|
Satisfacción de intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD) |
| Analizar la información acerca de nuestra interacción con usted para mejorar nuestro compromiso y/o realizar estudios y estadísticas para mejorar nuestra funcionalidad como empresa, nuestros servicios relacionados con los eventos que organizamos, además de nuestra relación y experiencia con los participantes.
|
Satisfacción de intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD) |
- Captación y uso de imágenes durante el evento
Debe saber que Nebext, con la finalidad de promocionar los eventos y actividades en los que colabora, podrá captar imágenes y/o videos de los participantes en el evento, esta captación puede realizarla Nebext, directamente o mediante terceros contratados. Este tratamiento de datos se hará en base al interés legítimo. Las captaciones podrán ser publicadas en Internet, el sitio web de Nebext o del evento, en páginas de redes sociales, revistas y publicaciones.
Dicha actividad no le confiere derecho de remuneración o beneficio alguno a los sujetos que ocasionalmente puedan aparecer en las captaciones.
- Uso de la acreditación
Cuando se formaliza la inscripción, se facilita al participante una acreditación con un código QR. Este QR le acreditará como participante y le permitirá el acceso a las instalaciones.
Como función adicional podrá utilizar este QR como substituto a la tarjeta de presentación, cuando visite un Stand de su interés. Los expositores a los que usted permita escanear su acreditación recibirán información básica sobre usted, concretamente: Nombre, apellidos, datos de contacto, empresa para la que trabaja y cargo que ocupa.
Algunos de los actos programados permiten a los asistentes que así lo deseen, facilitar los datos a las entidades que ofrecen o participan en el acto en cuestión, expositores, patrocinadores y/o ponentes (en adelante “Expositores”), para esto, basta con que el asistente se acredite mediante el QR cuando acceda a la conferencia. La acreditación en todo caso será voluntaria y no es un requisito para acceder a la conferencia. Los Expositores a los que usted decida ceder sus datos, podrán tratarlos para contactar con usted y enviarle comunicaciones comerciales, el tratamiento de datos que realicen los Expositores se regirá por la política de privacidad de cada uno de ellos, no siendo Nebext responsable del tratamiento de datos que realicen.
Le recordamos que, a través de la web del evento, usted podrá acceder a la información vinculada a su acreditación y actualizarla con los datos correctos.
- Aceptación de la invitación
Desde Nebext facilitamos a nuestros Expositores invitaciones al evento en el que participan o colaboran. Cada Expositores, distribuirá las invitaciones de su propiedad como considere, o facilitará a Nebext los datos de contacto de los invitados para que sea este quien realice el envío.
El uso de la invitación por parte del interesado supone una aceptación para que desde Nebext procedamos a comunicar sus datos personales al Expositores propietario de la invitación.
Concretamente se van a ceder: nombre, apellidos, datos de contacto, empresa para la que trabaja y cargo que ocupa, estos datos serán los que consten en su ficha de inscripción.
Sus datos se utilizarán por el Expositores propietario de la invitación para hacer un seguimiento de las invitaciones y poder realizar acciones de refuerzo para fomentar el uso de las mismas.
Nebext no es responsable del tratamiento de datos que realicen los ExpositoresExpositores, y que se regirá por la política de privacidad de cada uno de ellos.
- ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?
Sus datos serán tratados durante el periodo de tiempo que dure la tramitación de la inscripción. Una vez confirmada la inscripción se tratarán hasta la finalización del evento.
Los datos relacionados con el pago de la inscripción se mantendrán durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones tributarias
Si tenemos su autorización para el envío de comunicaciones, guardaremos sus datos hasta que manifieste su voluntad de dejar de recibir estas comunicaciones o bien hasta trascurridos 3 años desde su última interacción con nosotros. Le recordamos que todas las newsletter y comunicaciones comerciales cuentan con un enlace que le permite darse de baja con un solo clic.
En cualquiera de las situaciones anteriores, finalizados dichos periodos, los datos se conservarán bloqueados durante el plazo determinado legalmente para la defensa ante posibles reclamaciones y para cumplir con las obligaciones legales que puedan haberse generado.
- ¿A qué destinatarios se pueden comunicar sus datos?
Sus datos personales serán tratados por el personal de Nebext. Solo está previsto comunicarlos a las administraciones públicas para el cumplimiento de obligaciones legales.
Cuando un participante se registra utilizando el código de invitación que le ha facilitado uno de nuestros Expositores, Nebext facilitará dicho Expositores los datos relacionados con la inscripción.
Se podrán ceder sus datos personales a Expositores del evento siempre que usted autorice expresamente esta cesión de datos.
Como se explica en el apartado Uso de la acreditación, cuando el participante autoriza a un Expositores a escanear el código QR de la acreditación Nebext facilitará al Expositores concreto, los datos de contacto básicos que se contienen en una tarjeta de visita.
- ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita datos personales?
Si tratamos sus datos debe saber que sus derechos son:
- Derecho a solicitar el acceso a los datos personales: usted podrá preguntar a Nebext si está tratando sus datos y acceder a los mismos.
- Derecho a solicitar su rectificación si los datos son inexactos, o completar los datos que tengamos incompletos.
- Derecho a solicitar la supresión de sus datos.
- Derecho a solicitar la limitación de su tratamiento.
- Derecho a oponerse al tratamiento: Nebext dejará de tratar los datos personales, con la excepción que deban seguir tratándose por motivos previstos en la normativa.
- Derecho a la portabilidad de los datos: en caso de que el usuario quiera que sus datos sean tratados por otro responsable del tratamiento, Nebext le facilitará el trasvase de sus datos al nuevo responsable.
- Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos personales.
En Nebext tratamos datos en base al consentimiento y debe saber que tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado previamente a la retirada.
Para ejercer sus derechos debe contactar con nosotros enviando un email a data@nebext.com o por escrito a la dirección postal que consta en este documento.
Siempre que lo considere oportuno podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos https://www.aepd.es/
Recuerde que es el responsable de los datos que nos facilita, por eso, sus datos deben ser veraces, exactos y debe mantenerlos actualizados.
- Datos de menores de edad
Los eventos organizados por Nebext están dirigidos a profesionales mayores de edad. En cualquier caso, si los padres, madres o representantes legales consideran que sus hijos o tutelados nos han remitido datos personales, les rogamos que contacten con nosotros enviando un email a data@nebext.com
- ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Si se ha inscrito a un evento los datos que trataremos serán los que usted nos proporcione. El solicitante debe facilitar siempre información propia veraz y actualizar sus datos personales en la medida en que sufran cambios, puesto que debemos disponer de su información actual.
Si usted ha recibido una invitación remitida por Nebext, debe saber los datos de contacto para este envío, los ha proporcionado a Nebext el Expositores que le ofrece la posibilidad de utilizar la invitación. Este Expositores debe haberle informado previamente de esta comunicación de datos.
El usuario no deberá incluir datos personales de terceros sin haber obtenido su consentimiento previo y haberles informado de la presente política de privacidad, siendo el usuario el único responsable de la licitud de los datos que haya facilitado.
- Transferencia internacional de datos
Podremos transferir su información personal a un país fuera del Espacio Económico Europeo (E.E.E.) cuando se transfieran sus datos a Expositores extranjeros o cuando el tratamiento lo realicen ciertos proveedores de servicios. Dichas transferencias se realizan siempre asegurándonos disponer de una adecuada protección de los datos personales mediante la utilización de las salvaguardas permitidas por la normativa, como el uso de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
- Modificaciones
Solo utilizaremos sus datos personales según lo establecido en este documento que está en vigor en el momento en que recabamos su información. En el caso de que Nebext lleve a cabo una modificación sobre el tratamiento de sus datos le informará oportunamente.