2-4 NOV 2022
SEVILLE-FIBES
ENGLISH:

If you consider subscribe to an event organised by Next Business Exhibitions S.L., hereinafter NEBEXT, below information is of your interest:

1. Who is responsible for the use of your data?

Name: Next Business Exhibitions S.L.
VAT number B87396818
Address C/ O’Donnell 12, 2nd floor – 28009 Madrid
Email: [email protected]

 

2. When do we collect your personal data?

Through an inscription request: the inscription request is made on the website of the event through an inscription form filled out by the delegate with required information as well as attached information if necessary. When completed, we also ask for authorization to send commercial communication.

Always when the inscription requires a payment, the process is redirected to a third party so that NEBEXT never will access the delegate´s bank details, being informed only upon the completed payment transaction.

Communication after the inscription request: if necessary, the registered individual may be contacted to provide additional information or any clarification of the information provided in the request.

During the event: you may interact with us during the event providing additional information. When register for accreditation on the different activities we will gather information upon your assistance and participation.

Inquiries, complaints and claims: on the website we make different channels available to contact us in case you would have any additional inquiry, complaint or claim. If any, we will collect necessary data to solve your query or manage your claim.

When registering to our newsletter: when you register to receive our newsletter.

Using cookies: the web uses cookies collecting information about the browsing. We recommend you read the cookies policy to have all the information.

 

3. Purposes and legitimation of the use of your data

Following table shows the purposes to use the personal information provided to us and their relation to the legitimation base, allowing us to process the data.

 

Purpose Base of legality
Management of the inscription made, confirm it complies with the requirements for the inscription and keep you informed about related updates to the event. The execution of a contract of which the individual takes part. (art. 6.1.b) GDPR)
During the event we process data to acknowledge the person as registered participant, enabling access to the facilities and the activities included in the registration. The execution of a contract of which the individual takes part. (art. 6.1.b) GDPR)
Administrative work and accounting of your registration payment. Comply with our legal obligations. (art. 6.1.c) GDPR)
Provide your data to third parties of interest. (please see Use of registration) Consent given by you (art 6.1.a) GDPR)
In the case of having a base of legality authorising us, we will process your data to send additional information and commercial communications informing about other similar events organized by us that may be of your interest. When requirements are fulfilled of article 21.1, Law 34/2002, LSSICE to send electronic commercial communications.
The given consent to send communications (artículo 6.1.a) GDPR)
The satisfaction of legitimate interests (art. 6.1.f) GDPR)
The information will be processed to comply with our legal obligations and regulations as well as possible legal resolutions and other specific decisions by the authorities, including the communication of personal data to security forces and bodies whenever we have suspicions or indications of any act that could be illicit and criminal offence. Comply with our legal obligations. (art. 6.1.c) GDPR)
Manage/resolve inquiries, complaints and claims that may be sent to us, related to our events in general or with the execution of a specific contract. The given consent when sending the query. (artículo 6.1.a) GDPR)
La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) GDPR)
The send questionnaire and surveys to understand the degree of satisfaction of the delegates and improve the quality of our events. Satisfaction of legitimate interests (art. 6.1.f) GDPR)
Analyse the information upon our interaction with you to improve our commitment and/or carry out surveys and statistics to improve the functionality of our company, our services related to the events we organize and our relation and experience with the delegates. Satisfaction of legitimate interests (art. 6.1.f) GDPR)

 

4. Capture and use of images during the event

Nebext, aiming to promote the events and activities, could capture images and/or videos of the delegates of the event. Either Nebext or any contracted third party would carry out this capture. This data process is based upon legitimate interest. The captures could be published on internet, Nebext website or the event one, social media sites, magazines and publications.

This activity does not confer the right to remuneration or any benefit to the subjects that occasionally could appear on the captures.

5. The use of accreditation

When formalizing the registration, the delegate will receive the accreditation with a QR code. This QR enables access to the facilities and the activities the person will participate in.

As an additional functionality, the QR code could be used as a presentation card when visiting a booth of interest. You may allow the exhibitors to scan your accreditation, and they will receive basic information about you, specifically: Name, surname/s, contact details, company you work for and position at the company.

We remind you that, through the event website, you can access the information related to your accreditation and update it with correct data.

 

6. For how long do we keep your personal data?

Your data will be processed during the time of the registration process. Once the registration is confirmed, data will be processed until the end of the event.

Data related to the payment of the inscription will be kept during necessary time to comply with the tax obligations.

If we dispose of your authorization to send communications, we will keep your data until you voluntarily unsubscribe or after three years since the last interaction with us. We remind you that all newsletters and commercial communications have a link to unsubscribe with a single click.

In any of the situations described above, finalized given time periods, the data will be conserved blocked during a legally specified term for the defence of any claims and to comply with legal obligations that might have been generated.

7. To whom the data might be disclosed

Your personal data will be processed by Nebext staff. They are only expected to be shared with Public Authorities to comply with legal obligations.

As explained in Use of Accreditation, when a delegate authorises an exhibitor to scan the QR code of the accreditation, Nebext will provide basic contact information held in a visit card.

8. Which are your rights when providing us your personal data?

If we process your data, your rights are:

  • Right to request access to personal data: you could ask Nebext if the data is processed and access them
  • Right to request correction if the data is incorrect, inaccurate or incomplete
  • Right to request erasure of your data
  • Right to request limits to its processing
  • Right to object to data processing: Nebext will end to process the personal data, with the exception that they will continue to be processed for motives laid down in the regulation.
  • Right to the portability of the data: in case the user prefers the data to be processed by other responsible, Nebext will provide for the transfer of the data to the new responsible
  • Right to not be subject to a decision made exclusively upon the automated process of personal data

 

At Nebext we process data based on the consent and you have the right to withdraw it at any time without affecting the legality of the process carried out previously to the withdrawal

To exercise your rights, you should contact us sending an email to [email protected] or in writing to the address provided in this document.

Whenever deemed opportune, you could file a claim to the Agencia Española de Protección de Datos https://www.aepd.es/ (National Data Protection Agency in Spain)

Remember that you are responsible for the data provided. Therefore, they should be truthful, accurate and updated.

9. Data of minors

The events organized by Nebext target professionals of legal age. In any case, if the parents or legal representatives consider their children or protected to attend any of our events  providing personal data, we kindly ask them to contact us by email at [email protected]

 

10. How did we gather your data?

If registered to an event, the data that we process will be the ones provided by you. The applicant should always provide with truthful information and update personal data in case of any change since we should dispose of accurate information.

The user should not include third party personal data without previous consent and information upon current privacy policy, holding exclusive responsibility of the legality of the data provided.

11. Amendments

We will only use your personal data in accordance with this document, valid the moment we collect your information. In the case Nebext amend the process of your data, you will be informed.

 

ESPAÑOL:

Si está pensando en suscribirse a un evento organizado por Next Business Exhibitions S.L., en adelante NEBEXT, esta información es de su interés:

  1. ¿Quién es el Responsable del tratamiento de sus datos?
Nombre: Next Business Exhibitions S.L.
CIF B87396818
Dirección postal: C/ O’Donnell 12, planta 2 – 28009 Madrid
Correo electrónico: [email protected]

 

  1. ¿En qué momento recogemos sus datos personales?

A través del formulario de solicitud de inscripción: la solicitud de inscripción se realiza desde la página web del evento a través de un formulario de inscripción que debe completar el interesado con los datos solicitados y adjuntar la información requerida si es el caso. Al completar este formulario pedimos también autorización para el envío de comunicaciones comerciales.

Siempre que la inscripción requiera de pago, el proceso de pago está redirigido a un tercero lo que supone que NEBEXT no tendrá acceso a sus datos bancarios, únicamente recibiremos confirmación de que se ha realizado el pago.

En contactos posteriores a la solicitud de inscripción: si es necesario se podrá contactar con el inscrito para solicitar información adicional o alguna aclaración sobre la información facilitada en la solicitud.

Durante el evento: es posible que durante el evento interactúes con nosotros y nos facilites información adicional. Al acreditarte en los diferentes actos recogeremos información sobre tu asistencia y participación en el evento.

Consultas quejas y reclamaciones: desde la web ponemos a disposición diferentes canales para contactar con nosotros a los que puedes dirigirte en caso de tener alguna consulta adicional, queja o reclamación, si se da el caso recopilaremos los datos necesarios para resolver tu consulta o gestionar tu reclamación.

Al registrarte a nuestra newsletter: cuando te registras para recibir nuestra newsletter.

Mediante Cookies: la web instala cookies que recogen información sobre la navegación, le recomendamos que lea la política de cookies para tener toda la información al respecto.

 

  1. Finalidades y legitimación para el uso de sus datos

El siguiente cuadro muestra las finalidades para las que podemos usar la información personal que nos proporciona y las ponemos en relación con la base de legitimación que nos permite realizar el tratamiento.

Finalidad Base de licitud
Gestión de la inscripción efectuada, confirmar que se cumplen los requisitos para la inscripción y mantenerle informado sobre novedades vinculadas a la celebración del evento. La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) RGPD)
Durante el evento trataremos sus datos para identificarle como participante inscrito, facilitar el acceso a las instalaciones, así como a las actividades incluidas en su inscripción. La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) RGPD)
Gestión administrativa y contable del pago de su inscripción. Cumplir con nuestras obligaciones legales (art. 6.1.c) RGPD)
Facilitar sus datos a terceros de su interés (ver apartado Uso de la acreditación). Consentimiento prestado por usted (art 6.1.a) RGPD)
En caso de contar con una base de licitud que nos autorice, trataremos sus datos para enviarle información adicional y comunicaciones comerciales propias incluida nuestra newsletter informándote de otros eventos similares organizados por nosotros y que puedan ser de su interés Cuando se cumplan los requisitos del artículo 21.1 de la Ley 34/2002, LSSICE para el envío de comunicaciones comerciales electrónicas.
El consentimiento prestado para el envío de comunicaciones (artículo 6.1.a) RGPD)
La satisfacción de intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD)
La información será tratada para cumplir con nuestras obligaciones legales y regulatorias, así como para cumplir con posibles resoluciones judiciales y otras decisiones determinadas por las autoridades.  Incluyendo la comunicación de sus datos personales a las fuerzas y cuerpos de seguridad, siempre que tengamos sospechas o indicios de una actuación que pueda constituir un ilícito/delito penal. Cumplir con nuestras obligaciones legales (art. 6.1.c) RGPD)
Gestión/ resolución de consultas quejas y reclamaciones que nos pueda remitir y que pueden estar relacionadas con nuestros eventos en general o con la ejecución de un contrato en particular. El consentimiento prestado al enviar la consulta (artículo 6.1.a) RGPD)
La ejecución de un contrato en que el afectado es parte (art. 6.1.b) GDPR)
Envío de cuestionarios y encuestas para conocer el grado de satisfacción de los participantes y mejorar la calidad de nuestros eventos. Satisfacción de intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD)
Analizar la información acerca de nuestra interacción con usted para mejorar nuestro compromiso y/o realizar estudios y estadísticas para mejorar nuestra funcionalidad como empresa, nuestros servicios relacionados con los eventos que organizamos, además de nuestra relación y experiencia con los participantes. Satisfacción de intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD)

 

  1. Captación y uso de imágenes durante el evento

Debe saber que Nebext, con la finalidad de promocionar los eventos y actividades en los que colabora, podrá captar imágenes y/o videos de los participantes en el evento, esta captación puede realizarla Nebext, directamente o mediante terceros contratados. Este tratamiento de datos se hará en base al interés legítimo. Las captaciones podrán ser publicadas en Internet, el sitio web de Nebext o del evento, en páginas de redes sociales, revistas y publicaciones.

Dicha actividad no le confiere derecho de remuneración o beneficio alguno a los sujetos que ocasionalmente puedan aparecer en las captaciones.

  1. Uso de la acreditación

Cuando se formaliza la inscripción, se facilita al participante una acreditación con un código QR. Este QR le permitirá acceso a las instalaciones y a las actividades en las que participe.

Como función adicional podrá utilizar este QR como substituto a la tarjeta de presentación, cuando visite un Stand de su interés. Los expositores a los que usted permita escanear su acreditación recibirán información básica sobre usted, concretamente: Nombre, apellidos, datos de contacto, empresa para la que trabaja y cargo que ocupa.

Le recordamos que, a través de la web del evento, usted podrá acceder a la información vinculada a su acreditación y actualizarla con los datos correctos.

 

  1. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?

Sus datos serán tratados durante el periodo de tiempo que dure la tramitación de la inscripción. Una vez confirmada la inscripción se tratarán hasta la finalización del evento.

Los datos relacionados con el pago de la inscripción se mantendrán durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones tributarias

Si tenemos su autorización para el envío de comunicaciones, guardaremos sus datos hasta que manifieste su voluntad de dejar de recibir estas comunicaciones o bien hasta trascurridos 3 años desde su última interacción con nosotros. Le recordamos que todas las newsletter y comunicaciones comerciales cuentan con un enlace que le permite darse de baja con un solo clic.

En cualquiera de las situaciones anteriores, finalizados dichos periodos, los datos se conservarán bloqueados durante el plazo determinado legalmente para la defensa ante posibles reclamaciones y para cumplir con las obligaciones legales que puedan haberse generado.

 

  1. ¿A qué destinatarios se pueden comunicar sus datos?

Sus datos personales serán tratados por el personal de Nebext. Solo está previsto comunicarlos a las administraciones públicas para el cumplimiento de obligaciones legales.

Como se explica en el apartado Uso de la acreditación, cuando el participante autoriza a un expositor a escanear el código QR de la acreditación Nebext facilitará al expositor los datos de contacto básicos que se contienen en una tarjeta de visita.

 

  1. ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita datos personales?

Si tratamos sus datos debe saber que sus derechos son:

  • Derecho a solicitar el acceso a los datos personales: usted podrá preguntar a Nebext si está tratando sus datos y acceder a los mismos.
  • Derecho a solicitar su rectificación si los datos son inexactos, o completar los datos que tengamos incompletos.
  • Derecho a solicitar la supresión de sus datos.
  • Derecho a solicitar la limitación de su tratamiento.
  • Derecho a oponerse al tratamiento: Nebext dejará de tratar los datos personales, con la excepción que deban seguir tratándose por motivos previstos en la normativa.
  • Derecho a la portabilidad de los datos: en caso de que el usuario quiera que sus datos sean tratados por otro responsable del tratamiento, Nebext le facilitará el trasvase de sus datos al nuevo responsable.
  • Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos personales.

En Nebext tratamos datos en base al consentimiento y debe saber que tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado previamente a la retirada.

Para ejercer sus derechos debe contactar con nosotros enviando un email a [email protected] o por escrito a la dirección postal que consta en este documento.

Siempre que lo considere oportuno podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos https://www.aepd.es/

Recuerde que es el responsable de los datos que nos facilita, por eso, sus datos deben ser veraces, exactos y debe mantenerlos actualizados.

 

  1. Datos de menores de edad

Los eventos organizados por Nebext están dirigidos a profesionales mayores de edad. En cualquier caso, si los padres, madres o representantes legales consideran que sus hijos o tutelados nos han remitido datos personales, les rogamos que contacten con nosotros enviando un email a [email protected] 

  1. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?

Si se ha inscrito a un evento los datos que trataremos serán los que usted nos proporcione. El solicitante debe facilitar siempre información propia veraz y actualizar sus datos personales en la medida en que sufran cambios, puesto que debemos disponer de su información actual.

El usuario no deberá incluir datos personales de terceros sin haber obtenido su consentimiento previo y haberles informado de la presente política de privacidad, siendo el usuario el único responsable de la licitud de los datos que haya facilitado.

 

  1. Modificaciones

Solo utilizaremos sus datos personales según lo establecido en este documento que está en vigor en el momento en que recabamos su información. En el caso de que Nebext lleve a cabo una modificación sobre el tratamiento de sus datos le informará oportunamente.

 

Actualizado: 24 de noviembre, 2021

Updated: 24th November, 2021